Een offerte is vaak de eerste officiële indruk die je bij een klant achterlaat. Zorg dat hij telt.
Een geldige Nederlandse offerte bevat: je volledige bedrijfsgegevens (naam, adres, KvK-nummer, BTW-nummer), de gegevens van de klant, een duidelijke omschrijving van de werkzaamheden, de prijs exclusief én inclusief BTW, de geldigheidsduur, en een betalingscondities.
Vage omschrijvingen zoals "websitebouw" vragen om discussie achteraf. Schrijf precies wat je doet: "Ontwerp en ontwikkeling van een responsieve website, bestaande uit 5 pagina's, inclusief één revisieronde." Zo weet de klant exact wat hij krijgt en weet jij precies waar je aan toe bent.
Zonder vervaldatum is je offerte in principe onbeperkt geldig — en kunnen kosten in de tussentijd zijn gestegen. Gebruik standaard 30 dagen, of minder bij prijsgevoelige diensten. In Planski stel je dit eenmalig in als standaard.
Stuur de offerte niet alleen als PDF, maar geef de klant ook de optie om digitaal te ondertekenen met één klik. Dat verlaagt de drempel enorm en verkort je beslissingstijd gemiddeld met 60%.
Stuur de offerte nooit "kaal" als PDF-bijlage. Schrijf een korte, persoonlijke begeleidingsmail waarin je de belangrijkste punten samenvat en aangeeft wanneer je terugbelt om te bespreken. Dat verhoogt de kans op akkoord aanzienlijk.